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Vielleicht benutzen Sie bereits Google Business Suite fr ihr Unternehmen und haben noch zu wenig Erfahrung gesammelt und bentigen nun freie Lizenzen von Ex-Mitarbeitern. Was also tun? Wir sind schon Managern begegnet, die einfach die E-Mail-Konten gelscht haben, obwohl darber wichtige Systemjobs liefen. E-Mails mssen rechtlich gesehen sehr lange aufbewahrt werden, insbesondere bei Rechtsstreitigkeiten, kann dies nach hinten losgehen. Lschen sie deshalb nicht unbedacht irgendwelche E-Mails sondern archivieren und sperren sie diese, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wir zeigen ihnen die eleganteste Lsung um an freie Lizenzen zu kommen.

Gehen Sie zunchst auf admin.google.com und geben sie ihre Administrationszugangsdaten ein. Gehen Sie anschlieend auf das Symbol Nutzer

Geben Sie anschlieend unter dem Punkt Filter den jeweiligen Namen des Mitarbeiters an.

Anschlieend sollte sich ein Dropdown Men ffnen, wo Sie nach dem eingegebenen Namen suchen knnen. In unserem Beispiel nehmen wir den Mitarbeiter esen.

Anschlieend wird eine Liste mit allen Mitarbeitern angezeigt. Klicken Sie auf den Namen, des jeweiligen Mitarbeiter, welches blau als Link hinterlegt ist.

Scrollen sie weiter nach unten, bis Sie zum Punkt Lizenzen kommen. Klicken Sie einmal drauf um die Lizenz des jeweiligen Benutzers bearbeiten zu knnen.

Nun kommen wir zu einer Eigenheit von Google Business Suite. Sie mssen unter Google Vault Former Employee den Schalter auf zugewiesen stellen, damit die Lizenz an der ersten Position G Suite Business, automatisch deaktiviert wird.

Nachdem sie geprft haben, ob die Weiche korrekt umgestellt wurde, klicken sie auf speichern damit die nderungen wirksam werden.

Eines der Vorteile bei diesem Vorgehen ist, dass sie keine Nutzer lschen mssen. Durch das lschen, htten sie wirklich das Problem, dass alle Daten vernichtet werden. Falls sie versehentlich Nutzer gelscht haben, dann knnen sie mithilfe unserer Anleitung Wie stelle ich einen Nutzer in Google Business Suite wieder her? die betroffenen Nutzer wiederherstellen. Beachten sie, dass die Nutzer nur bis zu einem bestimmten Zeitfenster zurck wiederhergestellt werden knnen. Es wird deshalb nicht mglich sein, einen Nutzer wiederherzustellen, der beispielsweise vor einem halben Jahr gelscht worden ist. Sie sollten deshalb sich genau berlegen, ob sie diese Funktion je verwenden mchten. Prinzipiell spricht nichts dagegen nur die Lizenz zu entziehen. Falls die Daten irgendwann mal wieder bentigt werden sollten, dann kann man jederzeit darauf zugreifen, indem man dem Nutzer wieder eine Lizenz zuweist. Der Witz an der Sache ist, dass sie fr diese Accounts, welche keine gltige Lizenz mehr haben, auch nichts bezahlen. Sie gehen also gar kein Risiko ein.