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Am 3. August 1984 wurde in Deutschland die allererste E-Mail empfangen. Verschickt worden war sie einen Tag zuvor in den Vereinigten Staaten von Amerika. Was damals ber ein Vorlufersystem des Internets im Rahmen einer Kooperation zwischen amerikanischen und deutschen Universitten verschickt wurde, hat bis zum heutigen Tag die Arbeitsweise der meisten Firmen revolutioniert. Was frher per Post und Telegramm mehrere Tage dauern konnte, wird heute in Sekundenbruchteilen abgearbeitet.

Whrend die E-Mail im Arbeits- und Privatleben mittlerweile nicht mehr wegzudenken ist, stellen mit der schieren Masse an versandten und empfangenen Mails immer grere Herausforderungen. Um diesen Datenmengen Herr zu werden gibt es einige ganze Reihe an Mglichkeiten, wie man diese archivieren kann. Dabei gilt es aber einiges zu beachten.

Wozu bentigt man eine E-Mail-Archivierung?

Seit die E-Mail die meisten anderen Kommunikationsplattformen wie Telefon, Fax und Post berholt hat, ist sie fr die meisten Firmen absolut unabdingbar geworden. Jhrlich werden Milliarden von Mails verschickt und mit ihnen Dokumente, Medien, Rechnungen und weiter Anhnge mehr. Diese sensiblen Dateien mssen alleine schon aus rechtlichen und steuerlichen Grnden regelmig und lckenlos archiviert werden.

Weiterhin sieht die Rechtslage in Deutschland vor, dass diese Daten manipulationssicher abgespeichert werden mssen. Das heit, dass die enthaltenen Dokumente im Nachhinein nicht mehr verndert werden drfen. hnliches gilt bereits fr nicht-digitale Dokumente wie Rechnungen oder Urkunden.

Daneben gibt es auch rein praktische Grnde. So werden die Inhalte der E-Mails durch eine Archivierung vor Verlust geschtzt. Die Archivierung dient also der Datensicherung. ber die verschiedenen Mglichkeiten einer Datensicherung im Allgemeinen knnen Sie in unserem Artikel dazu nachlesen.

Desweiteren kann durch eine Archivierung die Belastung des E-Mail-Servers reduziert werden, was gerade in groen Unternehmen mit einer enormen Anzahl an E-Mail-Accounts und versandten Nachrichten relevant ist.

Welche Arten der E-Mail-Archivierung gibt es und was unterscheidet sie?

Grundlegend kann man zwei Arten der Archivierung unterscheiden: die serverseitige und die clientseitige.

Bei ersterer Variante werden smtliche eingehenden und ausgehenden Mails automatisiert archiviert. Dadurch werden smtliche Mails und Dokumente manipulationssicher in das Archiv bertragen. Damit im Archiv selbst keine Manipulationen mehr mglich sind, mssen hierfr allerdings weitere Sicherheitsmanahmen getroffen werden. Diese Methode hat einen relativ hohen Speicherbedarf, weshalb eine gute Sortierung der Mails unabdingbar ist, damit beispielsweise keine groen Mengen an Spam-Mails mit archiviert werden.

Wichtig hierbei ist ein gut funktionierender Spamfilter, um zu verhindern, dass wichtige Daten aus Versehen gelscht werden, die ungewollt als Spam markiert worden sind. Auerdem muss darauf geachtet werden, dass keine Mails archiviert werden, die aus rechtlichen Grnden nicht in das Archiv integriert werden drfen. Dies ist aus datenschutztechnischen Grnden bei privaten E-Mails der Fall. Fr diese Anforderungen werden meist serverseitige Konzepte angewandt, den Inhalt der Mails nach definierten Regeln analysieren und filtern, bevor sie archiviert werden. Diese Konzepte sind durch Softwarelsungen sehr gut an die individuellen Anforderungen der Firmen oder Privatpersonen anpassbar.

Ein weiterer Vorteil der serverseitigen Archivierung ist, dass das Suchen nach oder in lteren E-Mails nicht mehr ber den E-Mail-Server laufen, sondern direkt im Archiv abgewickelt werden kann.

Die clientseitige Archivierung hingegen findet nicht automatisiert statt, sondern wird durch den Anwender direkt gesteuert. Dabei sortiert der User die E-Mails selbst und verschiebt sie manuell in das jeweilige Archiv. Dadurch bietet diese Methode einen hohen Grad an Flexibilitt, allerdings birgt sie auch die Gefahr, dass relevante Mails aus Versehen archiviert oder gelscht werden. Hierbei ist das menschliche Fehlerpotenzial recht hoch, whrend bei der serverseitigen Archivierung eher systematische Fehler auftreten knnen.

Gerade im geschftlichen Bereich und bei groen Datenmengen ist also eine serverseitige Archivierung zu empfehlen, da hierbei einerseits Fehlerquellen minimiert werden und zum anderen eine rechtssichere Archivierung gewhrleistet werden kann.

Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe an Anbietern, die verschiedene Varianten der E-Mail-Archivierung anbieten. Application Service Provider (ASP) beispielsweise bieten E-Mail-Datenmanegement-Funktionen an, die keinerlei clientseitigen Programme erfordern und ausschlielich serverseitig arbeiten.

Stand-Alone-Lsungen hingegen sind Anwendungen, die sowohl client- oder serverseitig arbeiten knnen. Hierbei kann entweder der Anwender selbst entscheiden, welche E-Mails wie archiviert werden sollen oder er gibt Einstellungen vor, die dann vom Programm automatisiert befolgt werden.

Neben diesen Mglichkeiten der E-Mail-Archivierung gibt es auch einige Lsungen, die von Anbietern stammen, die bereits Dokumentmanagementsysteme oder CRM-Anwendungen (Customer Relationship Management) vertreiben. Diese Systeme arbeiten im Vergleich zu ASP-Lsungen umfangreicher und werden ber eine clientseitige Anwendung verwaltet.

Isolierte Archivierung vs. E-Mail-Management

Die rein isolierte Archivierung von E-Mails steht immer wieder in der Kritik, da Bezge zu anderen, relevanten Informationen oft nicht gewhrleistet werden knnen. So sind die Inhalte von Geschfts-E-Mails oft abhngig von vorausgegangen Besprechungen, die in einem Protokoll festgehalten worden sind. Da dieses Protokoll im Normalfall aber nicht immer im Anhang steht (bei greren und lngeren Projekten wrde das den Umfang von Anhngen weit berschreiten), stehen die E-Mails fr sich alleine und knnen nicht ausreichend in das Gesamtnetz an Informationen innerhalb einer Firma integriert werden.

Deshalb setzt sich immer das sogenannte E-Mail-Management durch, das den Sachzusammenhang zwischen den E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten herstellen kann. Bei diesem Verfahren werden die Mails nicht in Abhngigkeit ihrer Form abgespeichert, sondern erfllen auch andere Kriterien, beispielsweise die Speicherung nach Nutzen oder Rechtscharakter.

In diesen Managementsystemen werden die Mails an ein elektronisches Archivsystem bergeben, in der auch andere Datenstze (beispielsweise Besprechungsprotokolle) unter einem gemeinsamen Index (Tag) gespeichert sind. Dadurch werden elektronische Akten erstellt, die hnlich ihren haptischen Pendants funktionieren und verschiedenste Dokumente und Informationen enthalten knnen.

E-Mail-Archivierung und das Postgeheimnis

Aus rechtlicher Sicht gilt das Postgeheimnis auch fr die elektronische Form von Briefen, also die E-Mails. Ein steuerlich relevantes Dokument (beispielsweise eine Rechnung) muss also auch in digitaler Form genauso dokumentiert und gesichert werden wie ein ausgedrucktes. Dies bedeutet, dass folgende Punkte erfllt werden mssen:

• jedes elektronische Dokument muss rckholbar abgespeichert werden
• die Integritt der Daten muss geprft und dokumentiert werden
• das Dokument muss auf einem Medium gespeichert werden, das nachtrgliche nderungen nicht mehr zulsst
• der Eingang der steuerlich relevanten Daten und deren weitere Verarbeitung sowie Archivierung mssen protokolliert werden
• die Systeme der bertragung, Archivierung und Konvertierung mssen den GoBS (Grundstze ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme) entsprechen

Die archivierten E-Mails mssen dabei zu jeder Zeit erreichbar sein (beispielsweise bei einer Betriebsprfung). Zu beachten ist, dass private E-Mails nicht automatisch archiviert werden drfen, da dies gegen das Postgeheimnis (Grundrecht, Artikel 10) verstoen wrde. Hierfr knnen seitens des Arbeitgebers entweder ein allgemeines Verbot privater E-Mails eingefhrt werden oder eine anderweitige vertragliche Vereinbarung dieses Problem lsen.

Probleme mit ihrer Archivierung? Wir helfen gerne!

Sollten Sie Hilfe bei Ihrer E-Mail-Archivierung oder generell bei einer Datensicherung bentigen, knnen Sie sich gerne jederzeit bei uns telefonisch oder per Mail melden und gemeinsam lsen wir Ihr Anliegen oder Problem!

Folgende Leistungen bieten wir Ihnen im Bereich der Datensicherung jederzeit an:

• Datenbackups
• Komplettbackups
• E-Mail-Archivierung

Smtliche Vorgnge werden von unseren zertifizierten IT-Profis durchgefhrt.

Sie brauchen fr Ihr Unternehmen eine eigens fr Sie zugeschnittene Software-Lsung im Bereich der E-Mail-Archivierung? Kein Problem! Wir beraten Sie gerne ber die bestehenden Mglichkeiten.